フォローアップのチェックリストとメッセージ例

事務所でくり返し使える確認セット。

下書きのたびにチェックリストを使い、状況に合ったメッセージをアレンジしてください。3つは別々の選択肢であり、必ず3通送る決まった流れではありません。正しい次の一歩は、返信のこともあれば、待つことや、お問い合わせを終了することもあります。

プレーンテキストの Markdown · バージョン 1.0 · メールアドレスの登録やソフトウェアの準備は不要です。いつものテキストエディターで開いてください。セットの内容は、すべて下でも説明しています。

メッセージを送る前に毎回

1. 01

   関係を確かめる

   あなたのお店に寄せられた、すでにある依頼についての連絡です。実際の連絡方法の希望と、ふさわしい連絡手段を確かめてください。テンプレートがあるからといって、誰かに連絡してよいことにはなりません。

2. 02

   止める理由がないか探す

   今の受信箱、電話のメモ、案件や見積もりの状況を確かめます。返信があれば担当者に戻します。配信停止、終了した商談、予約済みの作業があれば、このフォローアップの流れは止めます。

3. 03

   担当者をひとり、次の対応をひとつ決める

   誰が担当かを記録します。お客様と決めた日付や約束があれば、それに従います。タイミングや今の状況がわからなければ、下書きを保留にして調べます。

4. 04

   わかっていることだけを書き換える

   確かめた内容と、役に立つ質問をひとつ使います。わからないかっこの部分は消してください。料金、日時、サービスの内容、見積もり番号、以前のやり取りをつくらないでください。

5. 05

   最終版を承認する

   送る直前に、宛先と最新の状況を確かめ直します。下書きを保存しただけでは承認ではなく、承認したからといって届いた証拠にはなりません。

6. 06

   結果とやめどきを記録する

   いつものシステムで送ったら、実際の結果と、あれば次の確認日を記録します。返信はやり取りとして扱います。止めた流れを自動で再開しないでください。

アレンジして使える3つのメッセージ

記入済みの例と、その確認の記録

架空の例：Robin さんが Cedar Example Plumbing に、キッチンの蛇口の水漏れについて問い合わせました。Alex さんがお問い合わせと電話のメモを確かめたところ、返信、予約、連絡をやめてほしいという依頼の記録はありませんでした。実際のビジネスでは、送る前に、連絡することが本当にふさわしいかをあらためて確かめる必要があります。

Robin さんがほかの業者に依頼したという新しい通話メモがあれば、Alex さんはここで止めます。Robin さんから質問の返信があれば、Alex さんはその質問に対応し、予定していたフォローアップを取り消します。下書きを用意してあっても、新しい情報より優先されることはありません。

短い記録と、見える停止の操作を用意しましょう。

この記録を、今お使いのシステムに写してください。2人目の人が何が起きたかわかるよう、対応ごとに1件ずつ記録します。送信したシステムで証拠を確かめるまで、届いたと記録しないでください。

依頼と担当者

記録の番号、担当者、今の状況。

最新の確認

誰がいつ、返信、電話、連絡方法の希望を確かめたか。

下書きと承認

選んだメッセージ、修正内容、確認した人、承認した日時。保留にした場合はその理由。

送信の結果

未送信、送信済み（参照番号付き）、失敗、不明。承認しただけでは届いたことになりません。

次の対応

具体的な確認日と担当者、またはこれ以上フォローアップしない。

停止の状態

実行中／一時停止／停止と、その理由と日時。実際のシステムで、予定しているリマインダーはすべて取り消してください。

誰かが返信したとき、配信停止を希望したとき、作業を予約したとき、商談を終了したとき、または決めておいた最後の段階が終わったときに止めます。送信に失敗したり、届いたか不確かだったりするときは、再試行の前に調べる必要があります。同じメッセージをやみくもにもう一度送る理由にはなりません。

サンプルは、ブラウザーのメモリー内でルールと用意したテンプレートを使います。3日というしきい値は説明のためのものです。承認は操作を模擬するだけで、メッセージを届けることも、あなたのシステムをテストすることもありません。