फ़ॉलो-अप चेकलिस्ट और सैंपल मैसेज

आपके ऑफ़िस के लिए बार-बार काम आने वाला रिव्यू पैक।

हर ड्राफ़्ट से पहले चेकलिस्ट इस्तेमाल करें, फिर हालात से मेल खाता मैसेज अपने हिसाब से बदलें। ये अलग-अलग विकल्प हैं, तीन मैसेज का ज़रूरी सिलसिला नहीं। सही अगला कदम जवाब देना, इंतज़ार करना या पूछताछ बंद करना भी हो सकता है।

प्लेन-टेक्स्ट Markdown · वर्ज़न 1.0 · ईमेल देने या सॉफ़्टवेयर सेटअप की ज़रूरत नहीं। इसे अपने आम टेक्स्ट एडिटर में खोलें। पैक की हर बात नीचे भी समझाई गई है।

हर मैसेज से पहले

1. 01

   रिश्ता पक्का करें

   यह आपके बिज़नेस से की गई किसी मौजूदा रिक्वेस्ट से जुड़ा है। असली संपर्क की पसंद और सही चैनल जाँचें; टेम्पलेट किसी से संपर्क करने की इजाज़त नहीं देता।

2. 02

   रुकने की कोई वजह देखें

   मौजूदा इनबॉक्स, फ़ोन नोट्स और जॉब या कोटेशन की स्थिति देखें। जवाब आए तो ज़िम्मेदार व्यक्ति के पास जाता है। ऑप्ट-आउट, बंद हो चुका मौका या बुक हो चुका काम इस फ़ॉलो-अप सिलसिले को रोक देता है।

3. 03

   एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और एक अगला काम चुनें

   दर्ज करें कि ज़िम्मेदारी किसकी है। ग्राहक के साथ तय कोई भी तारीख़ या इंतज़ाम इस्तेमाल करें। अगर समय या ताज़ा स्थिति पता नहीं, तो ड्राफ़्ट रोकें और पता करें।

4. 04

   सिर्फ़ पता जानकारी ही भरें

   जाँची हुई जानकारी और एक काम का सवाल इस्तेमाल करें। जो जगहें नहीं भर सकते उन्हें हटा दें; कोई कीमत, अपॉइंटमेंट, सर्विस की जानकारी, कोटेशन नंबर या पिछली बातचीत अपनी तरफ़ से न बनाएँ।

5. 05

   आख़िरी वर्ज़न मंज़ूर करें

   भेजने से ठीक पहले पाने वाले और ताज़ा स्थिति फिर से जाँचें। सेव किया गया ड्राफ़्ट मंज़ूरी नहीं है, और मंज़ूरी डिलीवरी का सबूत नहीं है।

6. 06

   नतीजा और रुकने की जगह दर्ज करें

   अपने आम सिस्टम से भेजने के बाद असली नतीजा और अगली रिव्यू की तारीख़ (अगर हो) दर्ज करें। जवाबों को बातचीत की तरह संभालें। रुका हुआ सिलसिला अपने-आप दोबारा शुरू न करें।

अपने हिसाब से बदलने के लिए तीन मैसेज

रिव्यू के साथ एक भरा हुआ उदाहरण

काल्पनिक उदाहरण: Robin ने Cedar Example Plumbing से टपकते किचन नल के बारे में पूछा था। Alex ने पूछताछ और फ़ोन नोट्स जाँचे: कोई जवाब, बुकिंग या रुकने की रिक्वेस्ट दर्ज नहीं थी। असली बिज़नेस में भेजने से पहले फिर भी पक्का करना होगा कि संपर्क करना सच में ठीक है।

अगर नए कॉल नोट में लिखा हो कि Robin ने कहीं और बुक कर लिया है, तो Alex यहीं रुक जाता है। अगर Robin कोई सवाल पूछकर जवाब देते हैं, तो Alex वह सवाल संभालता है और बाकी फ़ॉलो-अप रद्द कर देता है। तैयार ड्राफ़्ट होने से नई जानकारी कभी नज़रअंदाज़ नहीं होती।

एक छोटा लॉग और साफ़ दिखने वाला रोकने का कंट्रोल रखें।

इस रिकॉर्ड को उस सिस्टम में कॉपी करें जो आप पहले से इस्तेमाल करते हैं। हर काम के लिए एक एंट्री रखें ताकि कोई दूसरा व्यक्ति देख सके कि क्या हुआ। जब तक भेजने वाले सिस्टम से सबूत न मिले, डिलीवरी दर्ज न करें।

रिक्वेस्ट और ज़िम्मेदार व्यक्ति

रिकॉर्ड रेफ़रेंस, ज़िम्मेदार व्यक्ति और ताज़ा स्थिति।

आख़िरी जाँच

जवाब, कॉल और संपर्क की पसंद किसने और कब जाँची।

ड्राफ़्ट और मंज़ूरी

चुना गया मैसेज, बदलाव, जाँचने वाला और मंज़ूरी का समय—या रोका गया, वजह के साथ।

डिलीवरी का नतीजा

नहीं भेजा, रेफ़रेंस के साथ भेजा, फ़ेल या पता नहीं। सिर्फ़ मंज़ूरी डिलीवरी नहीं है।

अगला काम

एक ख़ास रिव्यू की तारीख़ और ज़िम्मेदार व्यक्ति, या आगे कोई फ़ॉलो-अप नहीं।

रुकने की स्थिति

चालू / रुका हुआ / बंद, वजह और समय के साथ। असली सिस्टम में बाकी सभी रिमाइंडर रद्द करें।

जब कोई जवाब दे, ऑप्ट-आउट करे, काम बुक करे या मौका बंद करे, या जब आपका तय आख़िरी कदम पूरा हो जाए, तब रुक जाएँ। फ़ेल या अनिश्चित डिलीवरी को दोबारा कोशिश से पहले जाँचना ज़रूरी है; यह वही मैसेज बिना देखे दोबारा भेजने की वजह नहीं है।

सैंपल ब्राउज़र मेमोरी में नियमों और तैयार टेम्पलेट से चलता है। इसकी तीन दिन की सीमा सिर्फ़ उदाहरण के लिए है। मंज़ूरी एक काम की नकल करती है; यह कोई मैसेज डिलीवर नहीं करती और आपके अपने सिस्टम को टेस्ट नहीं करती।